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Emissão e Autorização do CT-e

Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de um CT-e?

Na recepção do CT-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

  • Assinatura digital ? para garantir a autoridade do CT-e e sua integridade;
  • Leiaute do CT-e - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas;
  • Numeração do CT-e - para garantir que o mesmo CT-e não seja recebido mais do que uma vez;
  • Emitente autorizado - se a empresa emitente do CT-e está credenciada e autorizada a emitir CT-e na Secretaria da Fazenda;

Dessa forma, um CT-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada prestação de serviço de transporte a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, o CT-e será rejeitado, não sendo, neste caso, gravado no Banco de Dados da SEFAZ.

Importante: ao rejeitar um CT-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Orientação do Contribuinte.

A SEFAZ poderá, ainda, denegar um CT-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir CT-e. Neste caso, aquele CT-e será gravado no banco de dados da SEFAZ com status Denegado o uso e o contribuinte não poderá utilizá-lo. Em outras palavras, o número do CT-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

Quanto tempo demora a autorização de um CT-e pela Secretaria da Fazenda?

A infra-estrutura de recepção dos CT-e é dimensionada para que um lote de Conhecimentos Eletrônicos seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até 3 (três) minutos.

Como deve ser a numeração / séries do CT-e em relação ao Conhecimento de Transporte em papel?

A numeração utilizada pelo CT-e será distinta e independente da numeração utilizada pelo Conhecimento de Transporte em papel. Ressalte-se que o CT-e é uma nova espécie de documento fiscal, modelo "57".

Independentemente do tipo de prestação, a numeração do CT-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão do CT-e, designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, vedada a utilização de subsérie, observado o disposto em ato COTEPE.

Em que estabelecimento deve ser emitido o CT-e?

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória, salvo disposições específicas previstas em Regimes Especiais.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão do CT-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão do CT-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que o CT-e seja emitido por um emissor credenciado e assinado digitalmente com o certificado digital de algum estabelecimento da empresa credenciada.

O CT-e pode ser emitido antes do carregamento da mercadoria? E o DACTE?

O Conhecimento de Transporte de Cargas Eletrônico - CT-e, somente poderá ser emitido após ser conhecido o documento originário que dará origem a prestação de serviço. Este documento pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrônica modelo 55, um CTRC de uma transportadora anterior, enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação ou documentar prestação de serviço anterior, relativa a carga que estará sendo movimentada pela prestação de serviço que irá iniciar.

No caso de uma prestação acobertada por CT-e, sua emissão, bem como a impressão do DACTE, deve observar os prazos previstos na legislação para a emissão dos documentos fiscais que documentam prestação de serviços de transporte.

Em relação ao DACTE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna da empresa, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DACTE correspondente ao CT-e que acobertará a prestação a esteja acompanhando desde o seu início.

Com o intuito de mobilidade logística, é facultado ao contribuinte emissor do CT-e o envio do arquivo eletrônico do CT-e devidamente autorizado pela SEFAZ ao local onde o veículo se encontra em carregamento para que o mesmo possa ser impresso em impressora laser disponível na localidade e entregue para seguir viagem juntamente com as respectivas notas fiscais impressas ou eletrônicas que foram declaradas no conhecimento eletrônico.

É possível o envio por lote de CT-e ou a emissão deve ser feita conhecimento a conhecimento?

O CT-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita conhecimento a conhecimento, sendo que cada CT-e deve ter a sua assinatura digital individual.

O processo de transmissão do CT-e deve ser realizado em lotes. O lote de CT-e pode conter até 50 CT-e (ou seja, pode conter até mesmo um único CT-e), não devendo, entretanto, exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes.

Se algum CT-e for objeto de rejeição, todo o lote será rejeitado também?

Não. Os CT-e podem ser transmitidos em lote, mas a validação é sempre individual, conhecimento a conhecimento.
Desta forma, se num lote de 50 CT-es 3 forem rejeitados, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 CT-es e a rejeição de 3.

O CT-e pode ser emitido também pela digitação no site na Internet da Secretaria da Fazenda?

Não, o modelo nacional do conhecimento de transporte eletrônico pressupõe a existência de arquivo eletrônico autônomo com assinatura digital gerada pelo contribuinte a partir de seus sistemas, ou a partir de sistema adquirido de terceiros, ou ainda, a partir do programa emissor de CT-e, disponibilizado pela SEFAZ para uso pelas micro e pequenas empresas.

Correção, cancelamento e inutilização de CT-e

É possível alterar um Conhecimento Eletrônico emitido?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um CT-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá:

  • antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do CT-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento de um CT-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
  • caso o erro tenha gerado emissão de um CT-e com valor inferior ao correto, o contribuinte poderá emitir um CT-e complementar, contendo as diferenças faltantes no CT-e inicial, por meio de geração de um arquivo XML no mesmo padrão do primeiro emitido com erro.
  • sanar erros em campos específicos do CT-e, não vedados pela legislação, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deve atender ao leiaute estabelecido em Ato COTEPE, conter assinatura digital do emitente e ser transmitida via internet. Quando houver mais de uma CC-e para uma mesmo CT-e, deverão ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente.
  • poderá ainda, em caso de CT-e emitidos incorretamente com valor superior ao correto, utilizar-se da Anulação de Débitos, prevista na cláusula 17ª do Ajuste SINIEF 09/07.

Quais são as condições e prazos para o cancelamento de um CT-e?

Somente poderá ser cancelado um CT-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido o inicio da prestação de serviço de transporte. Caso tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica relativa a determinado CT-e, nos termos da cláusula décima sexta, este não poderá ser cancelado.

Os Conhecimentos de Transporte autorizados na versão 1.04 de leiaute poderão ser cancelados em até 7 dias (168 horas) a partir da data de emissão do documento.

Para proceder o cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que efetuou a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte.

O status de um CT-e (autorizado, cancelado, etc) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente.

Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização do CT-e?

Após a concessão da Autorização de Uso do CT-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos do CT-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda.

Não poderão ser sanados erros relacionados:

  • as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da prestação;
  • a correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;
  • a data de emissão ou de saída.

A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá:

  • observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe;
  • conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do emitente ou da matriz;
  • ser transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.

Quando houver mais de uma CC-e para um mesmo CT-e, deverão ser consolidados no último CC-e todas as informações retificadas anteriormente.

Vedada a utilização da Carta de Correção em papel a partir de 1º de junho de 2014.

Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de CT-e (há previsão de CT-e complementar)? E erros mais simples como nome do Tomador, nome do Remetente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?

Um CT-e autorizado pela SEFAZ não pode ser mais modificado, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que o CT-e tem existência própria e a autorização de uso do mesmo está vinculado ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Também é possível sanar erros (não vedados pela legislação) em campos específicos do CT-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE, que até a presente data ainda não foi publicado. Enquanto não disponível a Carta de Correção Eletrônica, os contribuintes poderão consultar a Secretaria de Fazenda competente para obter orientações quanto à disponibilidade e forma de emissão de Carta de Correção em papel.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes do inicio da prestação, o CT-e poderá ser cancelado e ser então emitido um conhecimento eletrônico com as correções necessárias. Há ainda a possibilidade de emissão de CT-e complementar nas situações previstas na legislação Estadual.

O que é a inutilização de número do CT-e?

Durante a emissão de CT-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: o CT-e nº 100 e a nº 110 foram emitidos, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão do nº 110.

A funcionalidade de inutilização de número do CT-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de CT-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração do CT-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhum CT-e (autorizado, cancelado ou denegado).

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Envio do CT-e ao Tomador de Serviço

Qual a forma estabelecida para a entrega do CT-e ao cliente Tomador do Serviço? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DACTE?

Não há regras estabelecidas da forma como o transportador irá entregar o CT-e a seu cliente Tomador do Serviço, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que as partes envolvidas escolherem. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha etc.

A entrega do CT-e ao tomador do serviço é, no entanto, obrigatória, pois este é o documento fiscal que possui validade jurídica para todos os fins.

Consulta de um CT-e na Internet

A consulta da validade, existência e autorização de um CT-e é obrigatória ou facultativa?

A consulta do CT-e pode ser realizada através da informação da chave de acesso impressa no DACTE, tanto no Portal Nacional dos documentos eletrônicos como no site da SEFAZ do Estado de Emissão do CT-e.

É importante frisar que a consulta do CT-e na internet permite que o Tomador do Serviço tenha mais segurança na prestação, pois é um mecanismo de verificação se a mesma foi declarada ao fisco.

Cabe destacar que o tomador de serviço não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade do CT-e.

Como funciona a consulta do CT-e na Internet?

Os conhecimentos eletrônicos autorizados podem ser consultados tanto no Portal Nacional do CT-e como no site da SEFAZ do Estado Emitente do CT-e.

Para a visualização das informações do CT-e é necessário fornecer a Chave de Acesso do Conhecimento de Transporte Eletrônico, impressa no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico - DACTE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número CT-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico do CT-e.

A consulta aos dados completos do CT-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem o CT-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

Atenção: Na consulta na Internet não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do CT-e, e nem o seu DACTE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.

Por quanto tempo o CT-e poderá ser consultado?

Os ambientes autorizadores de Conhecimento de Transporte Eletrônico disponibilizarão a consulta completa aos dados do CT-e pelo prazo mínimo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Exaurido o prazo estabelecido pelo ambiente autorizador, a consulta retornará informações parciais que identifiquem o CT-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), denominada "consulta resumida".

Escrituração do CT-e

As empresas que ainda não estão obrigadas a emitirem documentos eletrônicos poderão escriturar os Documentos Auxiliares sem a consulta dos mesmos?

Os Documentos Auxiliares são mera representação gráfica dos documentos eletrônicos NF-e e CT-e, e não são os documentos eletrônicos.

O transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado. Quando o tomador não for contribuinte credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos poderá, alternativamente, manter em arquivo o DACTE relativo ao CT-e da prestação, quando solicitado.

Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do documento eletrônico emitido e a existência de Autorização de uso do arquivo se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir eletronicamente ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário e tomador.

Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se o CT-e permite 9 caracteres?

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item especifico, a seguir transcrito:

".... - CAMPO XX - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos"